Anexo A

LINEAMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DEL ACERVO ANTIGUO DEL FONDO RESERVADO Y FONDO ANTONIO ALZATE

(Véase el artículo 32º de este reglamento.)

Los lineamientos de este anexo se basan en los siguientes documentos:*

Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas
Normas para bibliotecas de instituciones de educación superior e investigación

ACERVO HISTÓRICO

Se consideran como piezas del patrimonio antiguo:

Las obras que por su contenido, antigüedad y valor editorial ayudan a construir la memoria histórica de la nación.
Los manuscritos e impresos que forman parte del patrimonio histórico.
Los dibujos, grabados, mapas, piezas de música, fotografías, películas, videograbaciones y otros materiales bibliográficos.
Las obras con características singulares como: autógrafos, dedicatorias, ex libris, anotaciones de los autores o propietarios, encuadernaciones especiales, originales de obras literarias y científicas, entre otras.
La producción editorial de y sobre la entidad geográfica a la que pertenece la institución.
La memoria documental de la propia institución, así como los fondos con valor histórico que ésta determine.
Las obras que sean consideradas como objetos de protección especial.

CONSULTA Y MANEJO DE FONDOS ANTIGUOS POR LOS INVESTIGADORES

El investigador interno, deberá llenar la papeleta de préstamo. (Véase el artículo 32o., inciso a de este reglamento.)
El investigador externo, alumno o tesista, deberá presentar el oficio correspondiente y mostrar su credencial actualizada que lo acredite como tal y que permita comprobar que los datos de su solicitud son correctos. Asimismo, deberán llenar la papeleta de préstamo. (Véanse el Anexo C y el artículo 32o., inciso a de este reglamento.)
La manipulación de los fondos antiguos deberá ser objeto de especial cuidado, evitando que sufra golpes, caídas, desgarros, rozaduras, etcétera.
Será obligatorio que el usuario manipule las obras con las manos bien limpias y sanitizadas mediante el uso de gel antibacterial. En ningún caso se humedecerán los dedos para esta operación, ni se posarán sobre la escritura, grabados o iluminaciones.
Podrán consultarse simultáneamente hasta tres volúmenes, salvo en caso de piezas de carácter especial por su valor o su tamaño. La consulta de un número mayor, en el caso de que la investigación lo requiera, deberá ser solicitada por el usuario y autorizada por el coordinador de la biblioteca.
Durante la consulta de los fondos antiguos los usuarios podrán utilizar únicamente lápiz negro para sus notas, estando absolutamente prohibido el uso de bolígrafo, pluma o rotulador. En la biblioteca se prestará un lápiz adecuado a los investigadores que no lo tuviesen.
La biblioteca ofrecerá al investigador un servicio de reserva, que en caso necesario retendrá las obras en estudio mientras dure la investigación.
No se permitirá colocar papeles ni cualquier otro objeto sobre las obras que se consultan ni escribir, calcar, subrayar, etc., sobre sus hojas o cubiertas.
No se permitirá la entrada ni la utilización en la sala de ningún aparato de reprografía, scanner, cámara, etc. Su utilización en casos excepcionales deberá ser autorizada por el coordinador de la biblioteca. (Véanse el Anexo D y el artículo 32o., inciso b de este reglamento.)
No se permite la reproducción total o parcial de los fondos antiguos.

MANEJO DE FONDOS ANTIGUOS POR EL PERSONAL DE LA BIBLIOTECA

El manejo del Fondo Reservado y Fondo Antonio Alzate deberá ser objeto de especial cuidado, evitando que los materiales sufran golpes, caídas, desgarros, rozaduras, etc.
Los libros no se extraerán de los estantes tirando de la cabecera, ya que ocasionaría deterioro en la encuadernación, “la manera correcta de extraer un libro de su sitio es empujar los dos libros contiguos hacía dentro: se deja así un espacio a lo largo del lomo del libro deseado que permite sacarlo fácilmente sin tener que tirar de la cabezada”. (J. McCleary, El cuidado de libros y documentos, 3a. ed., 2006, p. 56.)
Será obligatorio que el personal de la biblioteca manipule las obras con las manos bien limpias y sanitizadas mediante el uso de gel antibacterial. En ningún caso se humedecerán los dedos para esta operación, ni se posarán sobre la escritura, grabados o iluminaciones.
Los volúmenes muy pesados o de formato mayor no deben apilarse, para lo cual se procurará mantenerlos en posición horizontal. No más de tres del mismo tamaño y dimensiones.
No debe escribirse sobre los libros ni sobre las tapas, tampoco en el interior de los mismos, excepto en los casos concretos del proceso menor.
No debe pegarse nada sobre los libros (excepto los tejuelos o etiquetas de acuerdo con el proceso menor) ni utilizarse ningún tipo de papel o material adhesivo para su reparación.
No se permite comer ni tomar agua cerca de los fondos antiguos.
Reportar a la Coordinación de la Biblioteca cualquier anomalía.

PROCESO MENOR

Después de haber sido catalogados y clasificados, los libros deberán ser objeto de las siguientes operaciones:

REGISTRO:

Cada registro bibliográfico tendrá un número de sistema en el cual se tiene que generar el número de adquisición de cada ejemplar, estos datos se anotarán al reverso de la portada con fines de identificación. Asimismo, se integrará el número de adquisición del ejemplar en la página siguiente del reverso de la portada. Para lo cual se utilizará un lápiz negro.
Cuando ingresan nuevas obras a los fondos antiguos por concepto de compra se integrarán los datos anteriormente mencionados, así como el proveedor, número de pedido provisional, costo del ejemplar, número de factura y fecha de la factura.
Cuando ingresan nuevas obras a los fondos antiguos por concepto de donación, se integrarán algunos de los datos que se ocupan por concepto de compra, así como la fecha de donación y el nombre del donante.
La signatura topográfica de cada ejemplar se registrará en el reverso de la portada, incluyendo el número de clasificación, notación interna y el número de ejemplar correspondiente y, de ser necesario, el número de edición.
Por último, se integrará alguna otra marca que la biblioteca considere importante para un mejor control del material.

SELLADO:
Todos los materiales deberán marcarse para ser identificados como propiedad de la biblioteca con un sello de caucho con tampón de tinta no grasa color negro. El sello será de tamaño pequeño y deberá entintar poco la hoja del libro. Los sellos se integraran en las siguientes partes: portada, reverso de la portada, los cantos, la última página de texto y en una página interna establecida por la biblioteca. Se sellarán igualmente en el reverso todos los mapas y láminas.

ETIQUETADO:
La signatura será del tamaño justo para contener los datos en la etiqueta. La etiqueta no tapará el título o la numeración del volumen. En las encuadernaciones valiosas o que pueden sufrir deterioro no se debe pegar etiqueta. Se utilizará la etiqueta separador.

Material: cartulina fabriano, hilo omega, mica de color y protector.
Dimensiones: 3 x 11 cm
Datos que debe contener el separador: signatura topográfica, clave de la biblioteca, número de adquisición, código de barras, nombre del fondo y logo del instituto.

reglamento AnexoA 01

La cinta magnética de doble cara se integrará en la parte interna del libro de acuerdo con sus características.

FOLIACIÓN:
Los volúmenes que no estén foliados o paginados, o cuya signatura topográfica no esté registrada, deberán transcribirse a mano. Deben foliarse los manuscritos no foliados ni paginados, los impresos formados por hojas sueltas encuadernadas y aquellos impresos en que la foliación sea imprescindible para el manejo del volumen. En el caso de varios impresos de poco volumen encuadernados juntos, éstos pueden recibir una numeración consecutiva en su primera página. Tanto esta numeración como la foliación se harán siempre a lápiz y serán realizadas con el máximo cuidado por el bibliotecario responsable.

El bibliotecario deberá cuidar de la conservación de la pieza en el estado más próximo al original que sea posible. Por esto, la restauración o encuadernación de cualquier libro debe ser objeto de un estudio previo por parte del especialista en restauración en que garantice la integridad del volumen. Asimismo se prestará especial atención a la conservación de márgenes, encuadernaciones antiguas, hojas de guarda, exlibris, etcétera.

El sistema de manejo de revistas y otros materiales será análogo al empleado para los libros

SALA DE CONSULTA

La sala de consulta de los fondos antiguos Fondo Reservado y Fondo Antonio Alzate deberá estar dispuesta de tal manera que permita la vigilancia de los usuarios que los estén utilizando. Las mesas de lectura serán individuales o para consultas dobles.
La consulta de estos fondos deberá ser autorizada por el coordinador de la biblioteca. (Véase el artículo 38o. de este reglamento.)
La biblioteca deberá llevar un registro de usuarios en el que se asentarán sus datos completos.
No se permite la entrada a la sala con mochilas o bolsos de gran tamaño, los cuales que deberán depositarse en la zona destinada para ello. El usuario tiene permitido usar laptop, tableta, lápiz y libreta.
No se permite la entrada de libros propios a la sala de consulta.
El uso de ciertos fondos puede quedar restringido por motivos de conservación, siendo sustituidos en algunos casos por su reproducción digital.
La sala de investigadores se adecuará a normas mínimas de luz general indirecta (c. 200-400 lux) y temperatura (17ºC - 22ºC).

DEPÓSITO DE LOS FONDOS ANTIGUOS

El depósito de Fondo Antiguo no será de libre acceso. Sólo tendrán acceso a él las personas autorizadas.
Se deben conformar áreas separadas para manuscritos, incunables, obras del siglo XVI y materiales especiales que faciliten su control y acceso.
Las áreas que contengan fondos históricos no deben estar situadas en sótanos, zonas con desagües, bajantes de tubería u otros lugares con riesgo de filtraciones o inundaciones.
La temperatura de las áreas con fondos históricos debe mantenerse entre 15°C y 20°C y un nivel de humedad entre el 45 y el 50%. Estas condiciones estarán permanentemente controladas mediante los instrumentos adecuados.
La seguridad del acceso a los depósitos de fondos históricos se mantendrá mediante sistemas de alarmas y cámaras de seguridad.
Las áreas deben estar diseñadas para evitar la propagación del fuego en caso de incendio.
La iluminación artificial no debe tener una intensidad superior a los 300 lux. Las lámparas no deben estar próximas a los libros.
Se debe contar con el equipo de seguridad para la prevención de incendios.
Las áreas reservadas para los fondos históricos deben contar con equipo de control de clima. Para obtener mediciones correctas, el equipo debe colocarse:
- Cerca de las colecciones que van a monitorearse.
- En un lugar accesible para facilitar la lectura de los datos.
- Alejado del público.
- Lejos de microclimas adversos (por ejemplo, la salida de aire del sistema de ventilación).
- Protegido de contaminantes y polvo.
Cercano al depósito de los fondos antiguos deberá estar instalado el departamento de restauración.
Los folletos, materiales especiales o encuadernaciones valiosas, etc., deberán guardarse, si es necesario, en contenedores fabricados con materiales inertes e inocuos.

MOBILIARIO

Las estanterías deberán ser metálicas, esmaltadas con pintura horneada, de entrepaños regulables, de bordes que no dañen las encuadernaciones y con sujetalibros que los mantengan verticales.
Las estanterías deben colocarse sin adosarse a los muros. Si inevitablemente tuvieran que ir de esta manera, la parte adosada deberá ser cerrada y metálica.
La colocación de los libros debe hacerse en posición vertical, cuidando de que no estén excesivamente apretados para poder sacarlos tomándolos por el lomo y por la cabecera.
Los libros en grandes formatos o de gran peso, se podrán en posición horizontal en entrepaños de poca altura que permitan su colocación y el aprovechamiento del espacio sin apilarlos.
Los folletos deberán guardarse en cajas especiales y libres de ácidos.
Se debe utilizar mobiliario apropiado para guardar grabados, mapas, láminas, fotografías, etcétera.
Si se utilizan armarios cerrados, compactos o cámaras blindadas deberá mantenerse la circulación de aire o ventilación necesaria.
Para la limpieza de las áreas con depósito de materiales históricos no se deberá emplear líquidos y se deberá utilizar instrumentos que no dañen los libros: para el piso y paredes, aspiradora de agua; y para las estanterías y libros, plumeros, pinceles y brochas suaves.

PRESERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

El fondo antiguo, como patrimonio bibliográfico de cualquier institución, debe contar con las condiciones medio ambientales y de almacenamiento para asegurar su preservación.
La digitalización es otro proceso que trabaja en favor de la preservación y conservación de los materiales, por lo tanto debe tenerse como un proyecto prioritario para la estabilización del patrimonio bibliográfico.
La restauración es un proceso muy complejo que consiste en devolver la unidad estructural a los materiales para que continúen cumpliendo su función, por lo tanto, lo debe realizar personal especializado.
La biblioteca Rafael García Granados del Instituto de Investigaciones Históricas solicitará la asesoría de la DGB, ya sea para la restauración, encuadernación, fumigación, así como para la capacitación del personal de la biblioteca.

REPROGRAFIA

Solicitud de digitalización de las obras antiguas al Coordinador de la biblioteca.

En caso que se requieran fotografías del material, se pedirá la autorización del coordinador de la biblioteca y serán realizadas por un fotógrafo con equipo profesional. (Véase Anexo D.)
Para publicar reproducciones del material de los fondos antiguos, el usuario tendrá que presentar la solicitud de autorización al coordinador de la biblioteca, además, indicar la cita bibliográfica (autor, título y pie de imprenta), si se tiene o no fines comerciales, la procedencia de las reproducciones y enviar a la biblioteca dos ejemplares del material editado.